نوشتن نامه به زبان انگلیسی

نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی Business Letter، بر خلاف تصور بسیاری از افراد، اصلا کار سختی نیست. به طور کلی در نامه‌های اداری و رسمی انگلیسی سعی داریم تا مطلب را به طور مستقیم و بدون زیاده‌گویی بیان کنیم. هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ی بهتری خواهیم داشت.

مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی

نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت است. نامه رسمی در حقیقت یک مقاله و یا نوع خاصی از نوشته آموزشی نیست و برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید به جزئیات زیادی توجه کرد اما آنچه به عنوان مهم‌ترین ملاک برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی است. برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیز با مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از این نامه دست پیدا کرد.

قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته باشید. ‎‌همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید.

پس از نوشتن dear برای آقایان از mr به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از ms به همراه نام خانوادگی استفاده کنید.

در شرایط خیلی غیر رسمی در حالی که نامه به طور دوستانه می باشد، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

احوال‌پرسی

احوال‌پرسی و یا همان Greetings مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی است زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با ۲ نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:

در این نوع از Salutation فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداری مانند Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms پیش از نام او استفاده کنید. عبارت زیر مثالی از نوعِ ۱ salutation است:

Dear Ms Williams

در نوع دوم از salutation فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Conce استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید مانند مورد زیر:

Dear Sony Music

پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که می‌خواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که می‌نویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد. در ادامه به اطلاعات بیشتری درباره بخش‌های مختلف نامه رسمی می‌پردازیم.

مرتبط بخوانید : چگونه یک انگیزه نامه (SOP)حرفه ای بنویسیم؟

مقدمه

بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.

,Dear Mr. Anders

Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you

متن اصلی 

بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته می‌شود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه می‌شود و هدف اصلی از نوشتن نامه را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body یا همان Body Paragraph است.

Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day

قسمت پایانی

بخش پایانی نامه باید گونه ای باشد که مخاطب احساس پایانی را دریافت کند. نمونه زیر مثالی از بخش انتهایی یک نامه رسمی است.

.Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further

 امیدواریم از این مقاله نهایت استفاده را برده باشید.

منبع : mypte